Die Basis für effiziente Arbeitsabläufe
Dokumentenmanagement: Digitale Dokumenten-Speicherung und -Archivierung für das papierlose Büro
Mit der Spider Netzwerk & Software GmbH haben Sie einen erfahrenen Anbieter für Dokumentenmanagement und Digitale Archivierung. Nicht nur sind wir seit Jahren aktive Verfechter für ein papierloses Büro – wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen, um Ihr Büro papierlos zu gestalten, effizienter zu arbeiten und wertvolle Ressourcen zu sparen. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte rund um Dokumentenmanagement, Digitale Archivierung, ecoDMS, papierloses Büro und Enterprise Content Management.
Was ist Dokumentenmanagement?
Dokumentenmanagement bezeichnet die systematische Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten in elektronischer Form. Mit einem effektiven Dokumentenmanagementsystem können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Zeit sparen und die Produktivität steigern.
Papierloses Büro und Enterprise Content Management
Warum ist Dokumentenmanagement für Ihr Unternehmen so wichtig?
Das Konzept des papierlosen Büros geht über das reine Dokumentenmanagement hinaus und umfasst das gesamte Spektrum der digitalen Informationsverwaltung. Es beinhaltet die Verwendung von Softwarelösungen wie ecoDMS, um sämtliche Inhalte und Informationen elektronisch zu erfassen, zu verwalten und zu archivieren. Das Ziel ist es, den Papierverbrauch zu reduzieren, Kosten einzusparen und Arbeitsabläufe zu optimieren.
Digitale Archivierung
Sichere und langfristige Dokumentenspeicherung
Die Digitale Archivierung geht über klassisches Dokumentenmanagement hinaus. Sie stellt sicher, dass geschäftskritische Unterlagen, wie Verträge, Rechnungen, Personalakten oder steuerrelevante Dokumente, über viele Jahre hinweg sicher, nachvollziehbar und gesetzeskonform aufbewahrt werden.
Während Dokumentenmanagement vor allem auf Strukturierung, Zugriff und Zusammenarbeit im Arbeitsalltag zielt, konzentriert sich die digitale Archivierung auf die dauerhafte Integrität und Sicherheit der Daten. Dabei spielen Faktoren wie Revisionssicherheit, Zugriffsprotokollierung, Redundanz und Schutz vor Manipulation eine zentrale Rolle.
Mit digitaler Dokumentenspeicherung können Sie:
- Platz und Kosten sparen durch Verzicht auf Papierdokumente
- Dokumentensicherheit vor unbefugtem Zugriff gewährleisten
- Complience-Anforderungen zur Lagerung und Archivierung erfüllen
Sicher archiviert, sofort gefunden.
Schluss mit Papierchaos und verstreuten Dateien. Wir machen Dokumentenmanagement einfach.
Effektivität durch Eine Vielzahl von Funktionen
Effektives Kundenmanagement mit CRM-Software
01
Zentrale Speicherung und schnelle Verfügbarkeit
Alle Dokumente werden digital erfasst und in einer zentralen Datenbank abgelegt. Dadurch sind sie jederzeit und von jedem Ort aus zugänglich.
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Effiziente Suche und Indexierung
Ein gutes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht eine schnelle und präzise Suche nach Dokumenten anhand von Schlagwörtern, Metadaten oder Inhalten. Dadurch entfällt das zeitraubende Durchsuchen von Papierstapeln.
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Versionskontrolle und revisionssichere Archivierung
Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments zu verwalten und Änderungen nachzuverfolgen. Zudem können wichtige Dokumente revisionssicher archiviert werden, um gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
04
Workflow-Automatisierung
Durch die Integration von Workflows können Arbeitsprozesse effizienter gestaltet werden. Dokumente können automatisch an die richtigen Personen weitergeleitet werden, um Genehmigungen, Freigaben oder andere Prozesse zu unterstützen.
Unverzichtbare Werkzeuge
Dokumentenmanagement als Basis für effiziente Arbeitsabläufe
Ein effizientes Dokumentenmanagement und eine digitale Archivierung sind unverzichtbar für das papierlose Büro. Mit Lösungen wie ecoDMS können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe optimieren, Ressourcen sparen und die Sicherheit ihrer Dokumente gewährleisten. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr über unsere Produkte und Services zu erfahren und eine individuelle Beratung zu erhalten.
- Enterprise Content Management (ECM) ist ein umfassender Ansatz für das papierlose Büro und bezieht sich auf die Verwaltung sämtlicher digitaler Inhalte in einem Unternehmen.
- Es umfasst Dokumentenmanagement, Digitale Archivierung, Workflow-Management, Records Management und vieles mehr.
- ECM-Systeme wie ecoDMS bieten eine integrierte Plattform, um sämtliche Informationen und Dokumente effizient zu verwalten und zu nutzen.
Ihr einfacher & günstiger Einstieg ins papierlose Büro
ecoDMS – Archivieren, Verwalten, Finden
ecoDMS ist eine moderne Lösung für digitales Dokumentenmanagement, die besonders für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelt wurde. Alle wichtigen Dokumente lassen sich zentral, revisionssicher und langfristig speichern. Dank intelligenter Suchfunktionen finden Sie Unterlagen innerhalb von Sekunden wieder und erfüllen gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen an eine digitale Archivierung.
Mit Unterstützung von der Spider GmbH wird alles ganz einfach:
- Zentrale, revisionssichere Ablage aller relevanten Unternehmensdokumente
- Intelligente Suchfunktionen für schnellen Zugriff
- Automatisierte Archivierung von Eingangsrechnungen und E-Mails
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FAQ
Im FAQ-Bereich finden Sie Antworten auf typische Fragen zu unseren Leistungen, Produkten und technischen Themen. Hier erhalten Sie schnell verständliche Hilfestellungen und weiterführende Infos. Falls weitere Fragen offen bleiben, werfen Sie gerne einen Blick in unseren FAQ-Bereich.