Die 10 Tipps sollen Ihnen helfen, Ihre Unternehmensdaten zu sichern. Diese Tipps stammen aus der betrieblichen Praxis kleiner und mittlerer Unternehmen.

Was sollten Sie sichern?

Sie sollten auf jeden Fall die Daten sichern, die Sie selbst erzeugt haben. Dazu zählen die Daten, die Sie durch Anwendungsprogramme (z.B. Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentation, E-Mail, Rechnungswesen, Konstruktion, Lager und Finanzen) erstellt haben oder die Sie im Rahmen Ihrer Geschäftsbeziehungen mit Ihren Kunden (z.B. Artikeldaten, Preisangaben, Informationen zu den Angeboten und zum Auftrag) erhalten haben. Weiterhin ist es wichtig, dass Sie auch produktionsspezifische Daten (Auftrags- und Prozessdaten, Maschinenprogramme wie z.B. für die Steuerung von CNC-Maschinen) sichern.

Tipp 1: Datenbestand strukturieren

Organisieren Sie die zu sichernden Daten auf Ihren Rechnern in möglichst wenigen Ordnern in einer klaren Struktur. Sichern Sie diese Ordner komplett und definieren Sie die Zugriffsrechte. Schaffen Sie auch für die relevanten Daten aus dem Produktionsbereich eine transparente Struktur für eine effektive Datensicherung.

Tipp 2: Sicherungsintervall festlegen

Bestimmen Sie in Ihrem Unternehmen einen Verantwortlichen für die Datensicherung. Wenn Sie nicht täglich sichern wollen, sondern z.B. wöchentlich, legen Sie am besten einen bestimmten Zeitpunkt für die Datensicherung fest, z.B. „jeden Freitag 16.00 Uhr“.

Tipp 3: Sicherung automatisieren

Schon die vom Betriebssystem bereit gestellten Systemprogramme zur Datensicherung (Backup) genügen den Grundanforderungen in Bezug auf eine automatisierte Sicherung der Daten in kleinen und mittleren Betrieben.

Tipp 4: Das richtige Medium auswählen

Da Datenträger nur eine begrenzte Haltbarkeit haben, sollten Sie darauf achten, ein Medium zu verwenden, auf das die komplette Datensicherung passt.

Tipp 5: Angebote von Online-Diensten prüfen

Die Datensicherung kann auch über verschiedene Anbieter im Internet online durchgeführt werden. Lassen Sie sich hierbei ausführlich von Experten beraten.

Tipp 6: Den Aufbewahrungsort richtig wählen

Bewahren Sie zusätzlich eine Sicherheitskopie (z.B. die vorletzte Sicherung) an einem anderen sicheren Ort auf (z.B. zu Hause, Bankschließfach).

Tipp 7: Sicherungsprotokolle einsehen

Sicherungsprogramme erstellen in der Regel ein Protokoll, aus dem Sie ersehen können, was und wann gesichert wurde. Achten Sie hier insbesondere auf Fehlerhinweise.

Tipp 8: Prüfen und üben Sie eine Wiederherstellung von Daten     

Prüfen Sie gelegentlich, ob sich Ihre Daten auch zurücksichern lassen. Schulen Sie hier entsprechend das Personal.

Tipp 9: Konzept der Datensicherung regelmäßig fortschreiben

Prüfen Sie bei Neuanschaffungen oder Änderungen in der IT-Infrastruktur, ob die Datensicherung angepasst werden muss. Beziehen Sie die im Produktionsbereich vorhandenen Daten immer mit ein.

Tipp 10: Speichermedium nach einer Sicherung vom IT-System trennen

Das Medium, auf das die Daten gesichert werden, sollte nach einer erfolgten Datensicherung physikalisch von der vorhandenen IT-Infrastruktur abgekoppelt werden (z.B. Speicherband heraus nehmen, USB-Stick abziehen, Verbindung zur externen Festplatte trennen).